État des lieux d’entrée : votre modèle gratuit à imprimer en PDF

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La location d’un logement est souvent une source de stress que ce soit pour le bailleur ou le locataire, il faut alors remplir l’état des lieux avec la plus grande rigueur. Cela vous évite les désagréments et notamment les frais supplémentaires liés aux réparations.

Vous devez donc apprendre comment faire un état des lieux d’entrée puisque plusieurs éléments sont importants et doivent apparaître. Nous vous proposons des modèles à télécharger et ils sont officiels et conformes à toutes les lois en vigueur.

Il suffit de vous laisser guider par les différentes catégories et il est impératif d’avoir un document contradictoire. Les deux personnes doivent donc le remplir.

État des lieux d'entrée

Comment remplir votre état des lieux d’entrée ?

Il y a des documents différents pour un logement vide et un appartement meublé. Ce dernier présente des équipements supplémentaires comme des plaques de cuisson et vous devez noter forcément l’état.

remplir votre état des lieux d'entrée

  • Renseignez la date de l’entrée ainsi que les informations pour le bailleur et le locataire.
  • L’adresse du locataire sera forcément celle du nouveau logement.
  • Vérifiez les relevés pour les compteurs de l’électricité, du gaz et de l’eau.
  • Notez s’il s’agit d’un chauffage au fioul, au gaz, électrique, individuel ou collectif.
  • L’eau chaude sanitaire peut être au fioul, électrique, au gaz, collective ou individuelle.
  • Mentionnez le nombre de clés pour la maison, la cave, le garage, la boîte aux lettres, le portail…
  • Vous passez à toutes les pièces de la maison et si elles ne sont pas mentionnées dans le document, vous devez impérativement les inscrire comme la buanderie.
  • Il suffit de renseigner une lettre dans l’état d’entrée : Mauvais, Passable, Bon ou Très Bon.

Généralement, pour apprendre comment faire un état des lieux d’entrée, il faut être très minutieux, vous devez même regarder la qualité des interrupteurs, des prises, des volets… Ne laissez aucun détail, car les conséquences pourraient être dommageables pour les deux parties. Il faut également séparer toutes les chambres en regardant à la fois les sols, les murs, les vitrages, les volets, le plafond, les éclairages, les prises électriques et les interrupteurs en indiquant à chaque fois le nombre. Il peut être judicieux d’avoir une lampe avec soi afin de vérifier le bon fonctionnement de ces équipements. Une attention particulière doit être apportée au carrelage qui peut être fendu que ce soit pour les murs ou les sols, une petite photo s’impose souvent, cela vous évite de refaire à vos frais le revêtement alors que vous n’êtes pas à l’origine de cette dégradation.

Il faut ensuite signer le document en inscrivant « Lu et approuvé ». Les deux parties doivent être d’accord lors de la signature, cela évite de futurs litiges par exemple.

Est-il possible de modifier cet état des lieux ?

Le locataire a posé ses valises dans ce logement et il peut constater des défaillances qui n’avaient pas été notées lors de la visite et de la remise des clés. Il faut alors envoyer au locataire une lettre recommandée avec un accusé de réception, mais le bailleur n’est pas contraint d’accepter cette modification, il faut alors motiver la demande avec notamment des preuves de votre bonne foi. Il faut compter 10 jours pour une contestation classique pour l’un des équipements et le délai est porté à 30 jours notamment pour le chauffage. Une petite précision s’impose également pour la période puisque les radiateurs et la chaudière, voire le chauffe-eau ne seront pas utilisés au printemps, il faudra alors attendre l’hiver pour déterminer le bon fonctionnement ou les défaillances.

Pensez à prendre des photos

Les locataires et même les bailleurs lorsque ce sont des particuliers ne pensent pas toujours à ces preuves qui sont pourtant très efficaces. Il faut bien sûr inscrire la date et l’heure pour que les clichés soient pris en compte lors de l’état des lieux d’entrée et celui de sortie du logement. Plusieurs avantages sont généralement notés pour ces photos :

Pensez à prendre des photos

  • Vous avez une analyse visuelle puisqu’il est parfois difficile de détailler les problèmes.
  • Vous pouvez réaliser les clichés avec un appareil, un ordinateur, une tablette ou un Smartphone.
  • Pour joindre les photos au bail et à l’état des lieux, vous devez les imprimer sauf si vous optez pour une application.
  • Pour le format papier, il est impératif que les photos soient imprimées le jour de la visite, signées et datées par les deux parties.

Ces mêmes clichés pourront être utilisés quelques années plus tard lors de l’état des lieux de sortie et il est ainsi facile de notifier votre bonne foi concernant ce carrelage qui est fissuré. Il l’était déjà à votre arrivée et le propriétaire n’a pas réalisé des travaux pour le remettre à neuf. Il est important de savoir que vous n’êtes pas contraint d’entretenir la tapisserie, les sols ou encore la peinture. Il faut impérativement un bon état, mais il n’est pas nécessaire d’investir de l’argent pour changer le papier peint sauf si vous l’avez déchiré par exemple.

Si vous ne pouvez pas fournir les photographies le jour de la visite, il est nécessaire de les imprimer ou de les envoyer par mail au bailleur ou au locataire toujours en mentionnant l’adresse du logement, la date de signature du bail et de l’état des lieux. Si vous ne souhaitez pas vous confronter à toutes ces difficultés, la meilleure solution consiste à adopter la sous-traitance pour votre bien immobilier. Ce professionnel pourra s’occuper de la réalisation de l’état des lieux, il sera en mesure de remplir le document dans les règles de l’art et de prendre des photos.

Généralement, c’est un propriétaire qui fait appel à un agent immobilier pour une gestion locative, l’intervention est alors facturée, mais c’est le bailleur qui pourra payer le montant. En accord avec le locataire, il est possible de diviser la note par deux, mais ce n’est pas une obligation. Cela est possible uniquement pour l’entrée et non la sortie du logement. De plus, le locataire ne doit pas payer plus que le propriétaire et il faut compter au maximum 3 euros pour un m².

L’état des lieux est absent, quelles sont les conséquences ?

Vous pouvez télécharger votre état des lieux sur ce site en quelques clics et il est recommandé pour le propriétaire de se soumettre à la loi Alur qui stipule la nécessité de proposer un tel document lors de la remise des clés et de la signature du bail. Plusieurs conséquences sont à connaître si ce papier est absent :

L'état des lieux est absent

  • Le propriétaire ne peut pas prouver que des dégradations ont été réalisées par le locataire.
  • Il est impossible de conserver une partie ou la totalité de la caution, elle doit être restituée au plus vite.
  • Il faut des preuves formelles pour que le montant soit gardé, mais sans cet état des lieux d’entrée et de sortie, c’est assez difficile.
  • En l’absence de ce document, le logement sera considéré comme en bon état lorsqu’il sera restitué par le locataire.
  • Le dépôt de garantie devra être rendu dans un délai d’un mois après la remise des clés.

Si le propriétaire affiche un retard pour la restitution du chèque de caution ou le remboursement s’il a été encaissé, une majoration pourra être appliquée et selon la loi, elle est de 10 % du loyer mensuel. Ce taux est appliqué pour chacun des mois de retard. Lorsque l’état des lieux sous la forme du papier est absent, la seule façon de prouver des dégradations consiste à prendre des photos lors de l’entrée du locataire. Les clichés doivent tout de même être datés et signés par les deux parties pour qu’ils soient utilisés contre l’une ou l’autre. La meilleure solution consiste à télécharger votre état des lieux sur ce site et vous aurez tous les éléments les plus importants.

Que faire en cas d’absence d’une partie ?

Que faire en cas d'absence d'une partieLe propriétaire ne s’est pas présenté au rendez-vous, il est donc impossible de prendre possession du logement, mais il peut demander à être remplacé. C’est aussi le cas pour le locataire qui peut mandater une tierce personne de confiance. Généralement, les professionnels de l’immobilier et un huissier de justice sont les profils à envisager puisqu’ils ont des connaissances, ils peuvent alors lister plus facilement les dégradations, les problèmes, les défauts… Si vous prenez un proche, il faudra grâce à ces modèles à télécharger lui expliquer avec la plus grande précision l’importance de ce document. Il ne suffit pas d’inscrire une lettre dans les colonnes, car un carrelage cassé qui n’est pas mentionné dans l’état des lieux pourra être payé par le locataire s’il ne peut pas prouver qu’il n’est pas à l’origine de cette dégradation. Plusieurs raisons peuvent expliquer une absence : un problème de santé, des obligations professionnelles, des difficultés pour se déplacer, un logement éloigné de la nouvelle adresse, un emploi du temps qui a été changé…

Il est important de noter que vous ne devez pas transmettre d’explication, mais il faut tout de même une procuration pour la tierce personne. Renseignez son nom, son prénom, la date de l’état des lieux d’entrée, l’adresse du logement ainsi que vos informations personnelles. Notez que vous ne pouvez pas assister à ce rendez-vous, mais que cette personne pourra vous représenter. Elle sera alors capable de signer et de remplir le document à votre place. N’oubliez pas d’inscrire la date du jour, le lieu et signez cette lettre de procuration qui devra être apportée à l’agent immobilier, à l’huissier de justice, à l’administrateur ou encore au bailleur. Ce dernier peut souvent se faire représenter par un professionnel de l’immobilier et comme nous l’avons précisé, nous sommes face à une gestion locative. Cela n’a aucune incidence sur le déroulement de ce rendez-vous puisque les étapes sont les mêmes, il suffit de remplir l’un des modèles à télécharger.

Pourquoi envisager la sous-traitance ?

Cette méthode présente de sérieux avantages puisque la personne liée à cette gestion locative aura de réelles connaissances dans ce domaine, elle pourra alors inscrire avec précision tous les dégâts, les remarques seront plus fines que celles d’un particulier puisqu’elle a forcément un regard professionnel. Le gain de temps est aussi considérable, le propriétaire ne doit pas se déplacer, ce qui devient intéressant lorsqu’il possède plusieurs habitations en location.

L’étape de la confrontation des états des lieux

confrontation des états des lieux

Lors de votre arrivée dans le logement, vous recevez un document et vous pouvez télécharger votre état des lieux sur Internet, les deux parties ont le même format. Vous devez donc le remplir en regardant tous les recoins de ce logement sans rien manquer, il faut noter toutes les imperfections de la petite fissure au carrelage cassé, la prise qui ne fonctionne pas… Lorsque l’inspection de l’appartement, de la maison et du studio est terminée, vous confrontez vos avis et vous aurez ainsi une idée de l’état du logement. À chaque fois, vous devez inscrire s’il est en bon état, passable, mauvais… N’oubliez pas que l’usure normale des équipements ne peut pas être considérée comme une dégradation, il sera alors impossible d’en tenir rigueur au locataire et il ne sera pas amené à payer les réparations.

Le même fonctionnement est proposé pour l’état des lieux de sortie et vous devez également confronter vos avis, mais ce rendez-vous est souvent à l’origine de nombreux litiges. En effet, les dégradations peuvent occasionner la retenue du dépôt de garantie comme nous avons pu le voir. Le locataire doit alors prouver qu’il n’est pas à l’origine de ces défaillances notamment avec des photos qui devront être datées du jour de l’entrée du locataire. Dans le cas contraire, il sera impossible de les utiliser. Pour apprendre comment faire un état des lieux d’entrée, voici une petite liste des impératifs :

  • Regardez tous les recoins du logement du sol au plafond même si vous devez y passer deux heures.
  • Prenez des photos de tous les dégâts, défaillances et autres problèmes.
  • Signez l’état des lieux uniquement si vous êtes d’accord.
  • Demandez de l’aide si possible à un professionnel de l’immobilier.
  • Inscrivez toutes les données personnelles demandées et n’oubliez pas de signer le document.
  • Vous pouvez aussi télécharger votre état des lieux d’entrée sur ce site pour être en règle avec la loi.

Vous avez désormais tous les éléments pour que ce rendez-vous ne soit pas catastrophique et si nous avons un dernier conseil : ne vous précipitez pas !

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